A operação logística envolve o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo e armazenamento eficiente e eficaz de materiais, produtos e informações relacionadas de um ponto de origem a um ponto de destino. 

A operação logística inclui também o transporte, armazenagem, manuseio e processamento de pedidos e abrange também o planejamento de recursos, a coordenação de rotas de entrega e o monitoramento de inventário. 

É uma parte complexa, porém muito importante do processo de gerenciamento de cadeia de suprimentos, pois garante que os materiais certos cheguem ao local certo, na hora certa. Para saber mais detalhes sobre os processos que envolvem a operação logística e saber como implementar em sua transportadora, continue a leitura!

Qual a importância da operação logística e da padronização de processos em uma transportadora?

A operação logística tem como objetivo ajudar a melhorar a eficiência operacional, aumentar a satisfação do cliente e manter os custos operacionais baixos.

Padronizar os processos é extremamente importante para qualquer tipo de empresa, especialmente uma empresa de logística. Isso ajuda a garantir que todos os processos sejam executados de forma eficiente e consistente, o que ajuda a melhorar a qualidade do serviço, aumentar a produtividade e reduzir custos. 

A padronização ajuda a garantir que todos os processos sejam executados com a menor quantidade possível de erros, fazendo com que seja mais fácil para novos funcionários se adaptarem e entenderem como as tarefas devem ser executadas, de forma que problemas no meio do caminho sejam solucionados com agilidade. 

Como padronizar a sua transportadora?

É fundamental estruturar um plano de ação para padronizar uma empresa de transporte, e para isso, seguir alguns passos. Aqui estão os principais passos a serem considerados: 

1. Identifique e mapeie os processos internos: Compreenda a necessidade de implementar procedimentos e diretrizes para garantir que os serviços de transporte sejam executados de maneira eficiente e segura. É essencial estabelecer normas de segurança, regulamentos e procedimentos de transporte, bem como treinamento adequado para todos os funcionários. 
2. Conheça o seu estoque: Um estoque bem organizado faz toda a diferença na logística interna e externa. Saber quais produtos saem mais, entender a sazonalidade de demandas e ter um bom plano de ação para atender às oscilações só é possível quando se sabe como funciona o estoque.
3. Monitoramento dos fornecedores: Monitorar atividades, produção e resultados alcançados evita-se diversos contratempos que impactam na fluidez operacional e potencial competitivo da empresa perante o mercado.
4. Invista em tecnologias que garantem automatização e eficiência administrativa e operacional: Utilize código de barras nos produtos para padronizar os processos internos, como lançar os produtos no sistema para melhor acompanhamento e emissão de relatórios. Insira também o código de barras na NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) que visa simplificar os processos referentes aos documentos fiscais e facilita a logística e controle financeiro, por exemplo. Vale lembrar também que, uma vez que a encomenda ganhe um código de barras, ela precisa obrigatoriamente ter a NF-e atrelada. Também é importante ressaltar a utilização de um software para fazer a gestão de estoque, financeiro, fiscal e outras tarefas comuns às transportadoras.
5. Indicadores de resultado: é importante estabelecer controles para garantir que os serviços sejam executados de acordo com os padrões definidos, monitorando e avaliando periodicamente os serviços para garantir que eles estejam alinhados com os padrões de qualidade estabelecidos.

Como é o processo de uma transportadora?

Existem diversos processos envolvidos na operação de uma transportadora, e esses processos variam de acordo com os serviços oferecidos. Geralmente, os principais processos que podem ser encontrados são: 

• planejamento de rotas / definição do modal de transporte adequado;
• coleta;
• segurança;
• entrega;
• embalagem;
• processamento de documentação;
• gerenciamento de custos;
• monitoramento do serviço.

Veremos detalhadamente como cada etapa deve funcionar a seguir.

Operação logística: Quais os principais processos de uma transportadora

Como já falamos, a aplicação dos processos tem o objetivo de planejar as principais etapas de uma operação logística a fim de prever erros e dificuldades ao longo do caminho. Para isto, cada etapa tem de ser aperfeiçoada de acordo com a necessidade de cada empresa de transporte, sendo que os principais processos são estes a seguir:

1. Monitoramento de entregas

O monitoramento das cargas é realizado para que no trajeto, se surgir qualquer problema, seja mais fácil de identificar e resolver. Inclusive, informando o cliente quanto ao imprevisto e mudança de data de entrega. A transparência beneficia ambos os lados, cliente e transportadora.

2. Gerenciamento de frotas

Controlar a manutenção dos veículos, prazo de documentação e gasto de combustível é imprescindível para se fazer um gerenciamento de frotas e obter um melhor controle dos gastos. Esta gestão permitirá analisar onde estão sendo feitos os maiores gastos e como reduzi-los. Haverá um melhor investimento neste processo e, por consequência, aumentará a receita da transportadora.

Análise de indicadores

Os indicadores de desempenho logístico servem para avaliar e medir o nível de desempenho de processos e devem atender a estratégia e meta dos distribuidores. Os indicadores principais no ambiente de distribuição incluem:

• Tempo em trânsito;
• Devoluções;
• Exatidão das notas de transporte;
• Pontualidade das entregas.

3. Profissionais envolvidos na operação logística

O número de funcionários e funções variam dependendo do porte da empresa, no entanto, há aqueles que são fundamentais para cada etapa do processo logístico, como:

• Assistentes, que fazem a parte operacional por meio da emissão de notas fiscais, finalizam o processo de cálculo de fretes e acompanham contratos;
• Analistas, que auxiliam na criação de estratégias e tem como responsabilidade realizar a análise dos procedimentos realizados;
• Auxiliares, que realizam a organização, separação e carregamento das cargas ao veículo;
• Conferentes, que fazem a verificação das cargas;
• Coordenadores, gerentes e supervisores, que monitoram o processo de forma técnica, desde o pedido até o momento da entrega da carga;
• Motoristas, que entregam a carga ao destino final.

4. Cobrança de frete e roteirização da entrega

O coração da transportadora e um dos processos relevantes é a cobrança de fretes. Desenvolver o cálculo do peso da mercadoria, seus custos, distância, taxas e preço final engloba muitos fatores, sendo:

• se é um local de risco para roubo de cargas;
• se há horário para recebimento e tempo para descarga;
• se há restrição para caminhões de carga;
• se o acesso é fácil ou não;
• se precisa agendar a entrega;
• se precisa de carro dedicado;
• se precisa de paletização;
• dentre outros.

O transporte de cargas deve ser bem planejado para não gerar prejuízos para a empresa. O momento da entrega tem papel fundamental no aproveitamento de recursos de transporte e, nesse caso, deve-se considerar custos, prazos e qualidade. É por isso que grandes distribuidores / empresas de logística estão apostando em roteirizadores inteligentes capazes de identificar as melhores rotas, ou seja, aquelas com menor tempo, distância e qualidade.

Operação logística: Descarregamento, roteirização e entrega da carga

Grandes volumes de cargas chegam aos centros de consolidação por vários tipos de transporte, porém com destinos finais diferentes. Nessa etapa, ocorre o descarregamento e a roteirização das cargas. Na grande maioria das vezes, os veículos pesados são descarregados e as mercadorias, após serem roteirizadas, são carregadas em veículos menores.

5. Conferência de carga

A conferência de carga quanto ao tipo e a quantidade é o último processo em uma transportadora. Não pode haver erros nesta etapa, sob o risco de devolução da mercadoria. Isto onera tanto a transportadora quanto o cliente. Nas cargas perecíveis a conferência deve ser maior ainda, devido ao prazo de validade do produto.

6. Segurança das mercadorias

Um dos principais riscos da atividade logística é a ação de criminosos nas estradas. Esse é um problema que resulta em prejuízos consideráveis e afeta negativamente a relação com os clientes.

Portanto, a adoção de medidas preventivas ajuda a garantir que tanto a frota como as mercadorias sejam entregues com segurança. Um dos recursos mais acessíveis são tecnologias de rastreamento que utilizam o sinal de GPS para acompanhar o veículo durante todo o trajeto.

7. Modal de transporte

Uma das decisões que cabe ao gestor logístico é a escolha do modal de transporte escolhido para a distribuição de mercadorias. Em geral, o modal rodoviário é escolhido devido à disponibilidade de estradas e rodovias que facilitam o acesso a todas as regiões do país.

Contudo, o frete aéreo também tem conquistado espaço, principalmente nas remessas cujo prazo exige maior agilidade. Já existem operadores logísticos que se dedicam exclusivamente a esse tipo de entrega – Neste modelo, você tem a vantagem de fazer uso da infraestrutura de aeroportos de pequeno e grande porte para viabilizar a movimentação das cargas, podendo tornar a operação mais ágil e melhorar o desempenho das entregas quando é necessário diversificar os canais utilizados no processo de transporte.

Como otimizar os processos em minha transportadora?

A otimização de processos em uma transportadora deve ser feita de maneira constante através de algumas técnicas, como estabelecer um sistema de monitoramento de desempenho para rastrear a produtividade e eficiência de todos os processos, como já mencionamos anteriormente. 

Um ponto importante a ser ressaltado aqui é analisar a complexidade dos processos e identificar áreas para otimização que você tem hoje na empresa. Por exemplo, a automação de processos pode ajudar a reduzir a ineficiência e economizar tempo. Além disso, treinar os funcionários para aprimorar suas habilidades e melhorar a execução dos processos é essencial para uma transportadora bem-sucedida. 

Operação logística: Automatização de rotinas em transportadoras

Automatizar rotinas é uma grande vantagem para as empresas que têm interesse em deixar a sua gestão mais ágil. Essa decisão é recomendada quando os controles manuais e planilhas eletrônicas não têm condições de garantir a confiabilidade das informações.

Isso também ocorre quando há inconsistências dos registros ou erros de lançamento, sendo vantajoso investir em ferramentas que automatizam as rotinas mais importantes e possibilitam a análise de relatórios de gestão.

Investir na automatização de rotinas em sua transportadora é essencial para garantir mais lucratividade, desburocratização contábil e redução de custos desnecessários em toda a parte operacional e administrativa – E é exatamente nisso que nós da Ventura & Figueiredo podemos te ajudar!

Nós auxiliamos no controle e planejamento fiscal da sua Transportadora, cuidamos do seu Departamento Pessoal, garantindo que as rotinas trabalhistas e previdenciárias sejam executadas e analisadas com cautela. Em outras palavras, o nosso trabalho garante mais mais segurança, tranquilidade e liberdade para o crescimento da sua transportadora. 

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