Quando se trata de fazer a contabilidade em empresas de transporte, saiba que é preciso lidar com diversas obrigações fiscais burocráticas, que mudam com muita frequência, já que existem critérios específicos para cada estado, sendo necessário fazer a apuração tributária com bastante atenção devido à complexidade das legislações vigentes.

No entanto, sabemos que a rotina contábil não se resume a isso: também é preciso cuidar de toda a documentação trabalhista, resolver problemas operacionais, estar atento às diferentes formas de tributação, além de outros desafios. 

Enfim, o número dos desafios contábeis são grandes, e quanto maior for a empresa de transporte, maiores serão seus desafios. São inúmeros os processos de controle e mais ainda as dificuldades para administrá-los.

Neste artigo, você entenderá os grandes principais desafios das empresas de transporte e o porquê é fundamental contar profissionais qualificados em contabilidade para Transportadoras para manter o seu negócio saudável, ter menos custos, ser mais lucrativo e estar em constante crescimento.

Os principais desafios de contabilidade nas empresas de transporte

A contabilidade é essencial para controlar as atividades e os resultados de qualquer negócio, principalmente no segmento de transportadoras, não importando o tamanho da sua frota.

Como mencionamos anteriormente, existem diversos custos envolvidos e inúmeros detalhes fiscais a controlar minuciosamente para o funcionamento eficaz de uma empresa de transporte.

Os desafios da contabilidade nas empresas de transporte crescem na mesma proporção do porte do negócio. Então vejamos alguns deles a seguir:

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Burocracia e a complexidade da tributação

A cada ano, o Governo Federal vem criando mais obrigações a serem cumpridas. Um dos exemplos é a Escrituração Contábil Digital (ECD), que substituiu os antigos livros diários nas empresas.

O trabalho contábil exige emissões de inúmeros documentos fiscais, além de certificados digitais e a burocracia dos órgãos públicos, sem contar da parte tributária.

Somente o atendimento à parte burocrática de uma empresa de transporte requer a dedicação de profissionais qualificados no ramo para cumprimento das normas vigentes.

Licenças e apoios legais precisam ser conseguidos constantemente para sua execução, além da contínua atualização desses documentos.

Já a tributação é um enorme desafio da contabilidade nas empresas de transporte, isso porque temos uma das legislações fiscais mais complexas do mundo, e temos que lidar ainda com mudanças frequentes.

Os diferentes modais envolvidos no transporte, a tributação nas subcontratações e redespachos, as alíquotas de ICMS distintas para cada estado, enfim, há diversos procedimentos de rotina que por si só refletem o cuidado minucioso que é preciso ter com a questão fiscal.

Uma pequena falha na emissão de um Conhecimento de Transporte, por exemplo, pode causar grandes dores de cabeça com o fisco. Contar com um sistema emissor de CTe que seja prático, inteligente e simples de usar traz tranquilidade e faz uma enorme diferença na rotina da empresa.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Alterações na legislação dos transportes

Nos últimos anos, temos presenciado uma grande mudança no setor de transportes de cargas com a vigência de novas leis e regras para emissão de documentos fiscais.

Em um período curto de tempo, por exemplo, a emissão de Conhecimentos de Transporte deixou de ser feita em papel e se tornou digital com a implantação do CT-e através do AJUSTE SINIEF Nº 09/2007 – o que gerou um novo conjunto de normas técnicas que a contabilidade da empresa de transportes precisa conhecer.

As mudanças na legislação dos transportes afetam diretamente a rotina diária das empresas do setor. Por isso, o profissional contábil precisa estar constantemente atento às mudanças, o que é um importante desafio diante da legislação brasileira.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Questões trabalhistas e a folha de pagamento diferenciada

Questões trabalhistas como salários e encargos dos colaboradores, contratação, demissão, processos, afastamentos, entre outros são também muito incidentes nesta área.

É comum que as empresas do setor de transporte de cargas mantenham um ritmo de trabalho constante, com veículos “rodando” 24 horas por dia para cumprir com os contratos e prazos de entrega.  

Sendo assim, é necessário existir uma escala de turnos de trabalho para que sempre haja motoristas, analistas e gestores à disposição. É preciso manter a empresa operando o tempo todo, e claro, respeitar as regras que estipulam os períodos de descanso dos funcionários.

Nesse sentido, a contabilidade tem o desafio de cuidar de uma folha de pagamento totalmente diferenciada e que tem, inclusive, horas extras e adicional noturno.

Para o transporte de cargas perigosas, ainda existe a obrigatoriedade do pagamento do adicional de periculosidade e do curso MOPP (Movimentação de Produtos Perigosos) para os motoristas.  

O dissídio da categoria contém regras que precisam ser cumpridas e devem constar corretamente na documentação do trabalhador. O cuidado com todas essas questões diminui os riscos da empresa de transportes sofrer ações trabalhistas ou multas e autuações.

Não só no ramo de transporte, mas em todas as empresas é muito importante manter esses profissionais sempre bem remunerados e incentivados, e principalmente treinados, o que pode gerar custos de capacitação para atendimento às normas vigentes.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Rotina administrativa

São muitos os cálculos a serem realizados, entradas e saídas, receita, fluxo de caixa, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tudo de modo muito rápido e tão constante como os pneus percorrem a estrada.

Entradas, saídas de pedidos, orçamentos, interrupções, sinistros, entre muitas outras rotinas trazem vida ao processo cauteloso.

As informações precisam vir de modo rápido e do mesmo modo sair. Mão de obra necessita ser qualificada para o bom atendimento do trabalho. Com tudo isso, ainda assim muitas vezes os problemas são as dificuldades em cumprir os prazos com presteza, ainda mais com o aumento dos produtos e controle dos processos.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Manutenção de frotas

Os desgastes do dia a dia nesse ramo são muito grandes devido ao tamanho da frota a ser administrada.

Pode se levar em consideração uma grande preocupação com os veículos que têm que estar sempre com a documentação em ordem (IPVA/ Seguro Obrigatório, Multas, Licenciamento, entre outros), a empresa também tem que estar sempre atenta na manutenção dos veículos como pneus, manutenção mecânica, elétrica, entre outros.

Em momento algum também pode se deixar de analisar a depreciação dos veículos. A recomendação é de que as empresas de transportes troquem seus veículos a cada cinco anos, o que implica num melhor planejamento das finanças.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Análise e classificação dos custos

Os custos do setor de transporte são variados e demandam uma classificação correta para a melhor tomada de decisões.

É preciso conhecê-los profundamente para que os gestores da empresa possam definir estratégias de redução de despesas, sem abrir mão, claro, da qualidade dos serviços.

A correta classificação de custos fixos e variáveis gera um melhor controle financeiro e contábil. 

Por exemplo, o cálculo de depreciação dos veículos influencia nos resultados da empresa. É importante saber que cada veículo tem seu próprio ritmo de depreciação, por isso não basta contar com um cálculo médio ou aproximado.

Além da depreciação, saiba que existem outros custos importantes e complexos que fazem parte dos desafios da contabilidade nas empresas de transporte. Veja alguns exemplos:

• Manutenção de veículos (preventiva e corretiva);
• Combustível;
• Pedágios;
• IPVA e Seguro Obrigatório;
• Seguro de carga;
• Remuneração de capital;
• Outros.

Desafios contábeis nas empresas de transporte: Infraestrutura e logística

A infraestrutura rodoviária no Brasil é precária na maioria das regiões, o que dificulta e limita a acessibilidade dos veículos.

Os custos envolvidos na logística, desde o desgaste nos percursos e até os pedágios de alto custo, trarão um grande reflexo na administração contábil. 

Com a falta de segurança comum em todos os locais é também imprescindível a contratação de seguros de cargas ou de passageiros, seguro viagem, entre outros tipos de seguros necessários. A falta dos mesmos pode incidir em processos milionários para a empresa.

Muitos dos desafios aqui apresentados podem ser solucionados com algumas medidas simples como, por exemplo, a contratação de softwares de gerenciamento, que vão ajudar tanto a empresa quanto o escritório de contabilidade que vai administrar a empresa. Já em outros casos, dependerá muito da colaboração e disciplina da equipe de trabalho.

Para cada problema há uma solução, antes de pensar em resolver tudo sozinho, consulte um bom escritório especializado em contabilidade para transportadoras.

Como funciona a contabilidade para Transportadoras?

Entender as funcionalidades da contabilidade para Transportadoras faz com que você aprenda a melhorar seus resultados.

Saiba mais sobre como funciona a contabilidade para Transportadoras, como pagar menos impostos e ser mais lucrativo:

Os benefícios da integração entre contabilidade e logística

A contabilidade é um serviço que pode ser visto como uma ferramenta de gestão e estratégia de uma companhia. 

Afinal, ela lida com questões que são diretamente ligadas à lucratividade da empresa, como a apuração de tributos, podendo ser possível pagar menos impostos em sua empresa, tudo dentro dos limites legais.

Com as empresas do ramo de logística, isso não poderia ser diferente. A contabilidade pode auxiliar esses negócios no que se refere a questões fiscais em diferentes estados, especialmente para empresas que têm filiais espalhadas pelos quatro cantos do Brasil, além de auxiliar na administração de custos e despesas e gestão financeira.

Também não podemos deixar de mencionar a participação da contabilidade no planejamento tributário, uma ferramenta imprescindível para que uma empresa possa cumprir com suas obrigações fiscais e acessórias.

Este é o maior benefício da integração entre contabilidade e logística: a lucratividade na gestão da transportadora.

O papel do profissional de contabilidade no setor de transportes

O profissional contábil oferece soluções que vão além da regulamentação da transportadora.

Atualmente, o trabalho de uma contabilidade não pode ser mais confundida com uma tarefa puramente burocrática, mas sim como uma peça-chave na gestão lucrativa nas empresas.

Apesar dos desafios do setor, os avanços da tecnologia ajudam cada vez mais para que o trabalho da contabilidade se torne mais simples e eficiente nas empresas de transporte, mantendo as obrigações fiscais em dia, evitando autuações e custos desnecessários, e acima de tudo, contribuindo com economia e resultados lucrativos dentro dos limites legais.

Faça o seu negócio crescer sem medo e sem preocupações legais

Nós somos especialistas em contabilidade para transportadoras e podemos te ajudar a pagar menos impostos, organizando suas finanças e gerando mais lucro.

A Ventura & Figueiredo é um escritório de contabilidade, formado não apenas por contadores com ampla experiência de mercado, mas por especialistas na área contábil, assim como em administração, economia, finanças, controladoria e auditoria. A empresa oferece ao seu negócio conhecimento prático aliado às informações contábeis, com um único compromisso: entregar resultados que façam a diferença na vida do seu negócio com a maior celeridade possível.
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